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小さい会社のための「zoom(ズーム)」!その始め方と使い方

今日の企業を取り巻く環境において、多くの会社が仕事の在り方の一つとして、テレワークやリモートを導入し始めています。

そんな中、いま注目されているのが

「zoom(ズーム)」

です。

そこで今回、実際にzoomを試して、私たちみたいな小さな会社でどんな時に使えるのかを探ってみました。

zoomとは何かを、簡単にわかりやすくご説明します。

1. 小さい会社にとっての「zoom(ズーム)」

最初にzoomって何でしょう?

zoomとは簡単に言うとテレビ電話です。

アメリカのカリフォルニア州サンノゼに本社を置く、「zoomビデオコミュニケーションズ」という会社が提供しているサービスです。

日本では新型コロナウイルスの影響でよく耳にするようになりましたが、全世界で75万人以上の方に利用されているサービスです。

無料プランと有料プランがあり、無料プランは40分で強制終了となります。

有料プランでも月額2,000円~と、比較的安価なコスト設定です。

普通の電話ですと1対1の会話ですが、zoomは複数の人が同時に会話できます。

テレビ電話ですから、お互いの顔が見られます。

出典 https://www.google.com/

2. 小さい会社における「zoom(ズーム)」の始め方

ただ、使う機械は電話機ではありません。

インターネットが使える環境で、パソコンかスマホなどで話します。

パソコンにはカメラとマイクが付いてないとダメです。

付いてない場合はカメラとマイクを別に購入して、パソコンに外付けして使います。

また、zoomで会議などをする場合、会議を開催する「主催者」と、

会議に参加する「参加者」を意識的に区別する必要があります。

主催者は、自分が使うパソコンやスマホにzoomのアプリをダウンロードしておく必要があります。

これに対して参加者は、パソコンであればアプリをダウンロードしておく必要はありません。

(スマホの場合はアプリのダウンロードが必要になります。)

主催者からメールで送られてきた指示どおりにパソコンやスマホを操作すれば会議に参加できます。

出典 https://www.google.com/

3. 小さい会社での「zoom(ズーム)」の使い方

先日、お客さまとこんな会話をしました。

お客さま:
パソコンで打合せをするの?これからの時代はそうなの?俺にはできないよ。
飯田@P-ALIVE:
必要もないのに無理にやることはないです。でも、やり方はぐらいは知っておいた方がよいと思いますよ。

以下は私が実際に色々と使ってみた感想です。

準備が

けっこう面倒です。

アプリをインストールしたり、zoomでの会議をやる時は、会議の主催者が日にちと時間を設定したり、

会議の参加者に事前に「○月○日の○時にzoomで会議をやりますから、その時はパソコンを立ち上げて会議に参加してください」と連絡しなければなりません。

中には会議の参加の仕方が分からない人がいますし、会議に参加できても、やれ声が聞こえないだ、顔が見えないだと、大忙しです。

また、一つの拠点に何人か集まり、他の何人かは別の場所からzoomで参加、なんてことになると、もう大変です。

結局、関係者との打合せなどでは、無理に使う必要ないのでは?と感じました。

1対1だったら電話で充分ですし、何人かが集まっての打合せなどは、多くの場合社内の従業員さんや職人さんとですからね。

小さい会社さんですと、社外の人と打合せする機会は、あまりないと思うのですが。

ただ、問題が。

ただ、お得意さま・お客さまがzoomで打合せをしたいと言ってきたらどうするか。

「いいえ、うちはzoomをやりません。すみません。」とも言ってられないので、やはり、やり方は知っておいた方が良いでしょう。

しかし、何事も慣れでして、2、3回やってみても、しばらく間をおくと、すっかり忘れてしまいます。

いざ、お得意さま・お客さまとzoomで打合せになった時、

こちらの不手際で結局打合せできなかったなんてことにならないように、しっかりした準備が必要です。

小さい会社の社長さまは毎日が大忙しで、zoomを習うことよりも、他にやるべきことが沢山あります。

なので、もし社内にパソコンに詳しい人がいたら(たとえ詳しくなくても)、その人を責任者にして任せた方が良いですね。

出典 https://www.google.com/

4. まとめ ~最後に~

如何でしたでしょうか?

今回はzoomとはどういうものか。

そしてzoomの始め方や使い方についてお話しさせて頂きました。

正直、私たち小さな会社にとって、zoomはあまり使う機会がないと思います。

しかし、たとえ使う必要性がなくても、これからのことを考えると使える状態にはしておいた方が良さそうですね。

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